In ultimii zece ani, echipele IT au luat decizii de cumparare a solutiilor IT de business care sa combata reputatia lor istorica de achizitori de sisteme complexe, cu costuri ridicate si implementare lenta.

Si totusi, aceste decizii “sigure” au rezultat in sisteme care nu au fost scumpe initial, dar care s-au dovedit a fi costisitoare si greu de intretinut pe termen lung. In loc sa imbunatateasca procesele, nu au facut decat sa perpetueze reputatia departamentului.

Departamentele de IT incearca acum sa ofere informatii unice si utile legate de procesul de cumparare pentru a deveni un partener de business care este esential pentru a alege o optiune tehnologica.

In piata de sisteme de Enterprise Content Management (ECM), rolul IT este foarte important deoarece ECM gestioneaza informatie critica pentru atingerea misiunii de business ce are nevoi complexe. IT si business ar trebui sa vada ECM ca fiind o investitie de business care este capabila sa aduca un aport de valoare pe termen lung si imbunatatire continua.

Cu toate acestea, pentru a fi ceva mai mult decat un furnizor de tehnologie si pentru a avea un impact asupra felului in care organizatiile folosesc sistemele informatice, IT trebuie sa accepte niste adevaruri neplacute cand evalueaza sistemele ECM.

Citeste mai departe pentru a intelege care sunt cele doua elemente cheie pe care IT trebuie sa le inteleaga pentru a lua o decizie de cumparare ECM pentru organizatia lor.

Furnizorii IT folosesc acelasi nume pentru a descrie produse cu scopuri variate

Sistemele de Enterprise Content Management adreseaza o gama vasta de probleme de business. Din cauza ca sunt atat de multe scenarii de utilizare si atat de putine conventii de nume pentru tehnologiile ECM, furnizorii IT folosesc deseori acelasi termen pentru a descrie produse diferite.

Asta inseamna ca produse gandite sa rezolve probleme diverse, deseori au nume ce se suprapun. In momentul in care sunt comparati potentialii furnizori, acest lucru duce la confuzie.

Putem lua, spre exemplu, termenul workflow. Este un termen folosit in fiecare tehnologie ECM de pe piata. Totusi, chiar daca tehnologiile impartasesc numele, ele nu sunt gandite sa faca aceleasi lucruri, nici macar sa rezolve probleme similare.

In tabelul de mai jos este explicat felul in care un simplu termen poate fi foarte greu de inteles:

Workflow Reference Use case
Feature of a collaborative document authoring and workspace platform like Microsoft SharePoint® Handles task management and publishing approval for collaboratively authored electronic documents
Stand-alone intelligent data capture product Intelligently recognizes data on a scanned image, extracts it and automatically routes it to the appropriate data field in a business application like an ERP suite
Digital asset management (DAM) system Provides a user experience tailored to support how marketing professionals handle rich media assets
ECM platform for managing transaction and case-driven processes Leverages a rich array of document metadata and business rules to manage how people and systems interact with documents in the context of complex operational process like insurance claims handling or student admissions

Aceleasi probleme apar si cu alti termeni precum document management, colaborare sau records management.

Din pacate, producatorii de sisteme ECM deseori nu faciliteaza intelegerea diferentei dintre produsele lor si ale competitiei. Site-urile nu definesc clar problemele pe care produsele lor le rezolva. Uneori, furnizorii ECM sunt tentati sa exagereze si sa vanda solutii catre probleme pe care nu sunt menite sa le rezolve.

Intelegand care este furnizorul bun pentru organizatia ta este uneori greu de descifrat.

Ce poti face in privinta asta?

Toate tehnologiile ECM sunt gandite pentru a rezolva un anumit set de probleme si pentru a lucra cu un anumit tip de utilizator. Inainte de a incepe sa cautati solutia potrivita, faceti urmatoarele lucruri:

  1. Faceti toate eforturile necesare pentru a intelege problemele legate de ‘content’ din organizatia voastra.
  2. Ganditi-va la oamenii care vor folosi aceasta solutie.
  3. Intelegeti istoricul furnizorului si produsul pe care il vand. Majoritatea solutiilor ECM provin din doua ‘scoli’:
    • Control colaborativ al documentelor modificate frecvent.
    • Captura, gestiunea, procesarea continutului fix, documente formulare sau procese determinate de cazuri de business (cases).

Foarte putini furnizori ECM au un singur produs capabil sa adreseze ambele scenarii corespunzator. Un furnizor care intelege acest lucru este cel care are interesul tau ca prioritate, cel ce impartaseste scopul tau. Combinand aceste cunostiinte cu informatia din jurul problemei si utilizatorilor va va ajuta sa luati o decizie mai eficienta.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *