Cu toate ca majoritatea organizatiilor folosesc RFP-uri pentru a gasi solutiile tehnologice pentru problemele de business, RFP-urile pun mult accent pe nevoile functionale, dar nu au in vizor natura problemelor pe care incearca sa le rezolve. In plus, multe procese RFP tin furnizorii departe, impiedicandu-i din a pune intrebarile cheie necesare pentru a propune solutia optima.

De aceea, RFP-urile sunt, in general, potrivite pentru a evalua bunuri comodizate si servicii unde determinarea capabilitatilor produsului este un proces facil. Din cauza ca solutiile ECM nu sunt un “commodity”, este important sa intelegeti cum trebuie evaluata solutia pe langa RFP sau in loc de RFP.  

Pe hartie, toate solutiile par a face aceleasi lucruri

Realitatea este ca nu exista o solutie ECM sau un furnizor “one-size-fits-all” pe piata. Sunt diferente semnificative intre produsele ECM si furnizorii lor, iar acele diferente deseori sunt greu de identificat, dar intelegerea lor este cruciala pentru a lua decizia corecta.

Raspunsurile RFP deseori ii permit unui vanzator sa explice ce poate face produsul lor, dar nu si cum. Iar felul in care sunt rezolvate problemele este locul in care incep sa se vada diferentele intre produse si furnizori.

Spre exemplu, sunt diferente arhitecturale majore intre produse. La un capat al spectrului sunt infrastructuri “heavyweight”, platforme ECM complexe pe care nu le pot folosi cu adevarat decat organizatiile mari. La cealalata extreme stau sistemele care sunt simple si ‘cost-effective’ pentru implementari departamentale, dar care nu sunt scalabile si pot fi crescute usor cand organizatia creste.

Exista putine solutii intre aceste doua extreme. Aceste sisteme sunt atractive atat pentru organizatiile medii cat si cele mari pentru ca au o arhitectura scalabila in scop, performanta si sofisticare.

Exista diferente si mai mari intre furnizori si produse in functie de dinamica organizationala, expertiza in diverse industrii si strategiile de piata. Unii furnizori se concentreaza exclusiv pe ECM in timp ce altii il pot vedea ca pe un side-business. Unii lucreaza numai in anumite industrii, altii ofera mai multa flexibilitate, dar mai putina expertiza in industrie.

Puneti-va intrebarile critice in timpul procesului de selectie:

  • Ce fel de client voi fi pentru acest vanzator?
  • As fi un client mare sau mic?
  • Ma aflu in target-market-ul vanzatorului, sau sunt doar o victorie oportunistica?

Cum puteti rezolva aceste probleme?

  • Comparati ofertele folosind scenarii de utilizare concrete.
  • Comparati felul in care lucreaza furnizorii pentru a vedea daca vor putea colabora cu echipa voastra.
  • Oferiti-le furnizorilor posibilitatea de a intelege business-ul si nevoile voastre.

Concluzie

Cu aceste lucruri in minte, departamentul de IT are fundatia de pe care poate oferi un avantaj strategic organizatiei. Cu acest gen de informatie departamanetul IT se transforma dintr-un call center de rezolvat probleme tehnice intr-un partener de business.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *