Un studiu recent condus de Hyland in parteneriat cu Institutul de Finante si Management din SUA ne-a aratat cat de greu este pentru organizatii sa monitorizeze performanta proceselor de accounts payables (AP). Cand au evaluat nivelul de automatizare al acestor procese, un lucru a devenit clar:

„The greater the degree of automation, the easier it is to gather performance metrics.”

De ce este important sa masuram performanta procesului?

Majoritatea indicatorilor masurabili de performanta cad in una din trei categorii care va ajuta sa imbunatatiti operatiunile de AP: calitate, eficienta si timp. Intr-o formulare mai simpla, ganditi mai bine, mai ieftin si mai rapid. Toate aceste lucruri conteaza pentru bottom-line-ul organizatiei, eficacitatea sa si relatia voastra cu furnizorii.

Hai sa ne uitam la acesti indicatori si sa vedem cum ajuta procesele de creante.

1. Calitate 

Cativa indicatori care merita urmariti includ:

  • Procentajul de plati dublate.
  • Procentajul de facturi procesate fara defecte.
  • Numarul de tipuri de exceptii si de rezolutii pentru aceste exceptii.
  • Numarul de cecuri/transferuri intoarse sau invalidate.
  • Numarul de corelari/verificari duble sau triple de succes.

2. Eficienta

AP are de castigat daca analizati urmatorii factori de cost:

  • Cost de procesare pe factura.
  • Costul de procesare al unui cec fizic vs. plata electronica.
  • Procentajul de discount-uri de plata in termen obtinute sau pierdute.

3. Productivitate si timp de raspuns

Rapoarte utile include:

  • Numarul de facturi procesate pe numarul de angajati full-time.
  • Days payable outstanding (DPO).
  • Timp mediu de la primirea facturii la plata.
  • Timp necesar pentru obtinerea aprobarilor.
  • Timp mediu necesar pentru rezolvarea unei facturi problema.

Fiecare dintre acesti indicatori va poate ajuta sa va concentrati acolo unde pot fi imbunatatite operatiunile. Cu toate astea, indicatorii trebuie sa fie ‘at

 

acabili’ si utili.

Chiar daca ati i-ati putea urmari pe majoritatea daca nu chiar pe toti, veti vrea sa le dati o importanta aparte celor care va ajuta sa aveti cele mai mari castiguri. Pe masura ce realizati imbunatatiri, puteti sa va mutati atentia catre urmatorul set de indicatori.

Pe scurt, cel mai scurt drum catre esec este sa incercati sa rezolvati totul dintr-o data. 

Este un mijloc de echilibrare

Este parti`al adevarat faptul ca nu

poti sa ai calitate maxima, timp minim de raspuns si costuri minime. Un proces minutios ce elimina riscul de greseli dese

ori cere ori mai mult timp pentru a fi indeplinit, ori mai multi oameni implicati, ceea ce ridica pretul acestuia.

Cu toate astea, rapoartele de accounts payables va ofera o vedere holistica asupra procesului si va ajuta sa vedeti efectul ‘mare’ al oricarei schimbari. In felul asta este mult mai usor sa gasiti echilibrul perfect de calitate, viteza si cost.

Imbunatatirea reala este automatizarea

Evident ca vom sustine ca automatizarea este pasul corect, dar ce putem face? Toate datele, studiile si clientii nostri demonstreaza acest lucru. Ce trebuie retinut este ca monitorizarea procesului de AP fara ca acesta sa fie automatizat este o idee proasta. Costurile depasesc beneficiile.

A monitoriza manual un proces aduce trei probleme:

  • sta in calea procesului, incetinindu-l dramatic,
  • devine un scop secundar, indeplinirea procesului fiind cel primar si
  • implica un risc imens de greseala.

Automatizarea aduce urmatoarele beneficii:

  • Faciliteaza data sharing cu directorii financiari care trebuie sa stie valoarea facturilor neachitate pentru rapoartele lor.
  • Va ajuta sa faceti decizii vis a vis de performanta si angajari.
  • Va asista in identificarea furnizorilor ce nu necesita aprobare si care pot fi consolidati pentru discount-uri.
  • Se asigura ca furnizorii sunt multumiti.
  • Aduce imbunatatiri procesului si performantei sale care salveaza sume considerabile organizatiei.

Intrebarea pe care va sfatuim sa v-o puneti nu este „Ne permitem sa automatizam?” ci „Ne permitem oare sa nu o facem?”

Pentru mai multe sfaturi despre cum puteti optimiza procesele de Accounts Payables sau orice alte procese din organizatia ta, intra in contact cu unul din consultantii nostri.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *