Pentru administratii publice

OnBase – Registratura hibrida


Dat fiind ca in sectorul public in Romania exista inca procese care trebuie sa aiba ca si componenta hartia semnata conform legislatiei in vigoare, OnBase va pune la dispozitie un sistem de Registratura hibrida pentru a putea fi in conformitate ata cu legislatia in vigoare dar in acelasi timp avand informatia si in sistem electronic sigur si eficient.

Prin sistemul de captura inteligenta, OnBase este o solutie hibrida, ce poate gestiona documentele tiparite, semnate sau stampilate. OnBase nu isi propune sa elimine documentul fizic, ci doar sa sporeasca viteza proceselor, in timp ce le confera transparenta, trasabilitate si siguranta, salvand resursele umane si financiare ale institutiei.

 

 

 

Captura hibrida, inteligenta, fara efort suplimentar


citeste si intelege documentul

Prin captura inteligenta, OnBase – Registratura hibrida identifica datele importante de pe un document automat odata ce acesta este scanat, si ii poate atribui un numar de inregistrare sau ii pot fi adaugate date deja existente in sistem.

foloseste terminale inteligente

Prin parteneriat cu HP, oferim terminale de tip imprimante compatibile cu OnBase, echipate cu ecran si tastatura astfel incat captura documentelor sa fie un proces cat se poate de simplu, ce poate fi indemplinit fara cunostinte tehnice de vreun fel.

ofera acces instant si simplu

Documentele vor fi stocate si organizate inteligent, adica vor fi usor de gasit de utilizatorii autorizati prin cautare in functie de datele de pe el, de tip, numele cerintei, numarul unic de identificare, numele aplicantului etc. sau prin interfata de tip “folders”.

gata cu sapatul in hartii

Toate documentele vor fi la un loc, imposibil de pierdut, fara sa ocupe spatiu fizic si accesibile de oriunde, de mai multi utilizatori simultan.

nu te lasa sa piezi nimic

Odata ce un document este inserat in OnBase – Registratura Hibrida, poti stii sigur ca el exista sau a existat in institutie. Fiind stocat in sistem, poate fi oricand accesat si printat.

te poti baza pe el

OnBase – Registratura Hibrida stie de asemenea care este durata de viata a unui document, in functie de tip, astfel il poate distruge cand este necesar acest lucru.

Proces automatizat, rapid, economic si transparent


se ocupa de procese

In functie de tipul de document, OnBase – Registratura Hibrida va indeplini fluxul de aprobare automat. Va trimite electronic dosarul catre departamentele sau persoanele potrivite pentru a fi avizat, aprobat, completat sau semnat electronic, de pe orice terminal (calculator, tableta, telefon), notificand utilizatorul.

verifica informatia

OnBase poate verifica integritatea unui document singur, iar in cazul lipsurilor sau discrepantelor cu date existente in sistem, va notifica personalul pentru a remedia problema, astfel incat sa nu fie nevoie de un angajat care sa verifice documentele de date incomplete.

te apropie de clienti

Documentele si datele necesare pot fi inserate prin portaluri externe, iar odata complet, OnBase va trimite dosarul catre fluxul potrivit. Nu mai este nevoie de interactiunea “la ghiseu”. Astfel, sunt salvate resurse semnificative si procesul devine mai eficient.

se adapteaza tuturor nevoilor

Daca dosarul trebuie gestionat urgent, OnBase – Registratura Hibrida poate activa un flux de tip alerta si asigura ca intregul proces va fi indeplinit in cel mai scurt timp.

simplu ca buna ziua

Prin terminalele HP, actiunile de pe flux pot fi facute cu usurinta, fara cunostinte tehnice, de la print, la semnatura electronica certificata sau la aprobare si completare. Datorita ecranului si tastaturii cu care sunt echipate acestea, totul se poate face direct din terminal.

Transparenta si trasabilitate, simplitate si siguranta


nu lasa loc de greseli

OnBase – Registratura Hibrida va crea rapoarte si registrul “In-Out”, oferind trasabilitate superioara, economisind timp si resurse umane si eliminand riscul de eroare. Pot fi masurati timpii de solutionare al fiecarui document (plangeri, cereri) si tipurile de rezolutii si pot fi identificate si remediate blocajele pe fluxurile de aprobare.

poti vedea tot

Fluxurile pot fi monitorizate de utilizatorii cu acces, astfel oricand exista un blocaj acesta poate fi identificat, iar in cazul intrebarii “in ce stadiu se afla dosarul meu?”, raspunsul este dat pe loc, printr-o simpla cautare in OnBase.

nu e nimic de invatat

OnBase – Registratura Hibrida poate fi operat direct din solutia cunoscuta, asigurand un proces de invatare scurt si o modificare minima a modului de lucru in institutie. Interfata este simpla si prietenoasa, iar organizarea automata in sistemul familiar de tip “folders – file cabinets” reduce bataile de cap asociate cu utilizarea unei astfel de solutii.

Afla de ce merita sa alegi OnBase.

Echipa Matricia ofera rezultate de cea mai inalta calitate prin profesionalismul si cunostintele membrilor sai,  avand o ampla intelegere a cerintelor de business si respectand bugetul agreat.


Edouard Chapuis, Infomed Fluids
Edouard Chapuis, Infomed Fluids
imageimageimageimageimageimageimageimageimageimageimageimageimageimageimageimageimageimageimageimage