Dacă ați ajuns aici, probabil ați auzit deja de soluțiile de management al documentelor (DMS). Le știți beneficiile, le-ați analizat caracteristicile și poate vă gândiți să introduceți una în propria organizație. Dar știți cum ar putea o soluție DMS să vă schimbe departamentul de HR în doar 10 zile? Haideți să descoperim împreună.
Control asupra documentelor
Primul pas către eficiența departamentului de HR este să aveți control asupra documentelor. Fără un sistem digital, menținerea ordinii în documentele HR este o sarcină aproape imposibilă. Contracte, acorduri de confidențialitate, evaluări anuale, documente de formare, rapoarte medicale - toate acestea pot fi stocate, căutate și accesate cu ușurință printr-un sistem de management al documentelor.
Bază de date cu angajați
În plus, cu un sistem DMS, puteți avea propria bază de date cu angajați. Fiecare angajat poate avea un dosar digital, care conține toate documentele sale, de la contractul de muncă la evaluările anuale. Și, grație integrării cu baza de date HR, veți avea o perspectivă completă asupra carierei fiecărui angajat în cadrul companiei.
Arhivare automată și indexare
Un alt beneficiu al DMS este arhivarea automată și indexarea. Nu mai pierdeți timp căutând un document pierdut sau încercând să vă amintiți unde ați pus acel contract important. Sistemul DMS face acest lucru pentru dvs., economisind timp și reducând frustrarea.
Reducerea timpului de căutare
Studiile arată că angajații petrec în medie 20% din timpul lor de lucru căutând informații. În cazul departamentului de HR, acest lucru poate fi și mai mult, datorită volumului mare de documente pe care trebuie să le gestioneze. Cu un sistem DMS, timpul de căutare poate fi redus semnificativ, permițându-vă să vă concentrați pe sarcinile care contează cu adevărat.
Implementare rapidă
Și poate cel mai mare avantaj? Toate aceste beneficii pot fi obținute gradual, cu primele beneficii deja deployed in 10-14 zile. Apoi, fiecare flux, functionalitate, si baza de date suplimentara poate fi adaugata ulterior, si lansata rapid in productie. Da, ați auzit bine. În mai puțin de două săptămâni, puteți avea un sistem complet funcțional de management al documentelor HR, care vă poate economisi timp, poate îmbunătăți eficiența și poate reduce frustrarea. Este momentul să faceți pasul spre digitalizare.