Cum poți digitaliza procesele de achiziții?

Cum poți digitaliza procesele de achiziții?

Gestionarea achizițiilor într-o organizație poate fi o provocare: bugete mari, cereri de aprobare, procese complicate și o muncă administrativă interminabilă si pe care nu o poti controla.

Digitalizarea proceselor de achiziții poate transforma radical acest peisaj.

Matricia Solutions a implementat un proiect pentru unul dintre cele mai mari lanțuri de clinici medicale din România, si pentru o banca, demonstrând cum soluțiile tehnologice pot îmbunătăți semnificativ eficiența și transparența în gestionarea achizițiilor. 

Acest sistem a schimbat modul în care echipa lor gestionează bugetele și procesele financiare, oferind control total și vizibilitate.

Cum arată un proces de achiziții digitalizat?

În loc de formulare și tabele Excel care se pot pierde în arhive, digitalizarea presupune implementarea unui sistem integrat care urmărește fiecare pas al procesului de achiziție – de la cererea de cumpărare până la factură. Iată câteva dintre schimbările cheie care vin odată cu digitalizarea:

• Transparență și control financiar în timp real - Sistemul alocă bugetele clar pe fiecare centru de cost și permite monitorizarea cheltuielilor în timp real. Angajații nu mai trebuie să ghicească sau să ceară aprobare pentru achiziții care ar putea depăși bugetul – totul este vizibil și controlabil.
• Automatizarea proceselor de aprobare și control - Procesele de aprobare devin rapide și automatizate. Dacă un departament depășește bugetul, sistemul poate permite o solicitare rapidă de transferuri între departamente, fără a opri activitatea zilnică. Cheltuielile neautorizate sunt blocate din start, iar totul se face fără erori umane.
• Urmărirea completă a fluxului financiar - Un alt avantaj major al digitalizării este integrarea completă între cererile de achiziții, facturile și bugetele. Astfel, întreaga activitate financiară devine transparentă și ușor de urmărit – nu mai există loc pentru confuzii sau erori.

Ce schimbări a adus digitalizarea proceselor de achiziții în cadrul unui mare lanț de clinici medicale

“Implementarea unui sistem digitalizat de achiziții a permis echipei să își gestioneze bugetele și cererile de achiziții într-un mod mult mai eficient. În doar 5-6 luni, am reușit să implementăm soluția care a înlocuit procesele rigide și ineficiente anterioare, economisind ani de muncă manuală. Rezultatele au fost impresionante: un control financiar mult mai strict, procese mult mai rapide și o transparență completă asupra cheltuielilor.” Catalin Safta, Matricia Solutions.

Matricia Solutions te poate ghida în digitalizarea procesului de achiziții și a multor alte aspecte care pot economisi timp valoros, oferindu-ți soluții personalizate care se potrivesc perfect nevoilor tale. Suntem aici să te ghidăm prin implementarea noilor procese și prin realizarea schimbărilor necesare pentru un plus de eficiență.