De ce schimbare?
Pentru ca organizatia ta creste. Si odata cu ea vine si cresterea exponentiala a volumului de munca administrativa din companie. Conform principiilor de Lean Management asta duce la o lipsa de control asupra resurselor, si la multa risipa. Vorbim de costuri mari evitabile ce trec nevazute.
Cum iti pregatesti organizatia pentru schimbare?
Ownership-ul este esential
Daca nu exista o persoana clar definita, ce isi asuma ca va coordona, impinge, si conduce efortul de schimbare, oricare ar fi directia sa, esecul este cert. Asta deoarece oamenii, ca structura Psihologica nu imping schimbarea, nu o promoveaza, ci au inertie comportamentala si merg pe obiceiurile si modul de lucru cu care s-au obisnuit.
Si atunci, este esential sa existe o persoana care are motivatia necesara, si incentives-urile, astfel incat sa impinga schimbarea, sa insiste, sa organizeze...sa insiste in fata oamenilor din echipa pentru a duce proiectul la final.
Sunt grabit pana vine sarcina la mine
Un fenomen pe care l-am invatat din proiecte este ca stakeholderii sunt toti grabiti, contra timp, si simt un maxim grad de urgenta pentru finalizarea proiectului...pana cand stafeta este la ei.
In momentul in care persoanei grabite i se asigneaza o sarcina in proiect, subit graba se disipa si persoana respectiva gaseste scuze si obiectii ce pot incetini procesul.
Asa ca pregateste-te sa gestionezi acest fenomen, nu pica in capcana presiunii artificiale si asteapta-te la intarzieri.
Tot timpul vor fi nemultumiti, si trebuie sa ii accepti si sa le oferi confort
Este in natura noastra sa nu ne placa schimbarea. M-am obisnuit cu un job, sunt linistit cu bunele si relele sale, si ma bucur ca este predictibil. In secunda in care Management-ul introduce impredictibilitatea prin schimbare, aceasta premisa pica.
Cum identifici aceste persoane? Simplu, sunt cei care aduc argumente contra lipsite, cel mai des, de o baza solida, ce insista sa fie prezenti la toate discutiile legate de proiect si reusesc cumva sa gaseasca tot timpul riscuri, limitari, inadvertente.
Ei trebuie ascultati, ca orice persoana, dar in acelasi timp protestul lor nu trebuie luat in seama. Trebuie sa li se ofere confortul ca schimbarea va fi lina, ca nu isi asuma riscuri majore, dar in acelasi timp sa inteleaga ca directia organizatiei este totusi mai importanta, chiar daca aceasta poate genera mici disconforturi.
Nu poti prezice viitorul
Proiectele de transformare tot timpul revela noi provocari ce erau imposibil de identificat la faza de planificare. Tocmai de aceea cam orice proiect isi depaseste timpul si bugetul alocat.
Probleme ce pot parea simple se dovedesc a fi mult mai complicate odata ce proiectul avanseaza, si tocmai de aceea trebuie avuta constant in vedere o contingenta, o marja de eroare ce in timp se reduce.
Unul din principalele motive pentru care complexitatea se arata tarziu este nivelul de interes al celor implicati. La primele discutii multi nu depun efortul de a se gandi la ce au exact nevoie, la toate aspectele problemei lor, pentru ca simt ca discutia este indepartata de consecintele sale. Apoi, cand proiectul ajunge in faza in care pot vedea rezultatul 'analizei', pot vedea consecintele, au tot interesul sa se asigure ca 'partea lor' le indeplineste toate cerintele.
Si brusc apar multe cerinte ce nu au fost aduse la inceput. Acest risc poate fi mitigat asigurand stakeholderii ca dupa faza de analiza nu vor mai avea libertatea de a aduce modificari noului proces sau sistem, si a intelege cat se poate de clar ca ceea ce spun in faza de analiza va determina felul in care le va arata munca multi ani inainte.
Transformarea necesita expertiza
Este greu sa conduci un efort de transformare organizationala fara consultanta, fara un coach, sau fara o persoana experimentata, care a mai facut asta. Arta de a naviga interesele diverse ale stakeholderilor, de a debloca resurse inghetate, si de a vedea proiectul dus la succes in termen si in costurile alocate cere un echilibru fin intre empatie, gandire strategica, organizare si comunicare impecabila.
Dar la final, cand proiectul iese, in afara a unul sau doi carcotasi, satisfactia si boost-ul pe care il vei primi profesional si personal va face toata aceasta provocare sa merite.