Într-o lume în continuă digitalizare, organizarea eficientă a documentelor este esențială pentru succesul oricărei companii. Arhivele digitale de documente aduc numeroase beneficii în ceea ce privește gestionarea, accesul și securitatea informațiilor. În plus, implementarea unei astfel de soluții poate fi mult mai simplă decât crezi.
Beneficii ale arhivei digitale de documente
-
Accesibilitate și căutare rapidă: Unul dintre cele mai mari avantaje ale unei arhive digitale de documente este accesibilitatea rapidă și ușoară a informațiilor. Căutarea și găsirea documentelor într-o arhivă digitală este mult mai rapidă comparativ cu metodele tradiționale de arhivare pe hârtie.
-
Securitate și conformitate sporită: Arhivele digitale asigură protecția și securitatea documentelor prin controlul accesului și mecanisme de criptare avansate. De asemenea, arhivele digitale facilitează conformitatea cu diverse reglementări legale, inclusiv cele privind protecția datelor personale.
-
Economii de spațiu și costuri: Arhivele digitale elimină necesitatea spațiilor de depozitare fizică pentru documente, ceea ce duce la economii semnificative de spațiu și costuri asociate cu administrarea și întreținerea acestor spații.
-
Optimizarea fluxurilor de lucru și colaborare: Arhivele digitale permit automatizarea anumitor procese și crearea de fluxuri de lucru personalizate, ceea ce duce la o mai bună colaborare între departamente și o eficiență sporită.
-
Sustenabilitate: Implementarea unei arhive digitale contribuie la reducerea consumului de hârtie și la promovarea unor practici de lucru ecologice, în concordanță cu obiectivele de responsabilitate socială și sustenabilitate ale companiei.
Implementarea surprinzător de simplă a unei arhive digitale
Procesul de implementare a unei arhive digitale poate fi mai simplu decât te-ai fi așteptat. Pașii principali includ:
-
Evaluarea necesităților și stabilirea obiectivelor: Identifică nevoile specifice ale companiei și stabilește obiective clare pentru implementarea arhivei digitale.
-
Selectarea unui sistem de arhivare digitală: Alege un sistem de arhivare digitală potrivit pentru nevoile și obiectivele companiei tale. Ai în vedere criterii precum funcționalități, compatibilitate cu sistemele existente, costuri si scalabilitate pentru viitoare modificari si extinderi.
-
Proiectarea și configurarea sistemului: Colaborează cu furnizorul de software pentru a proiecta și configura sistemul de arhivare digitală în funcție de specificul definit in cadrul analizei.
- Training & Go-Live: Invata utilizatorii cheie sa foloseasca sistemul (cele noi sunt foarte intuitive) si migrati documentele pentru a il lansa in productie. Furnizorii de sisteme de arhivare digitala a documentelor ofera posibilitatea migrarii.
De retinut: Arhiva digitala este primul pas esential. Cand alegeti solutia, ganditi-va la viitor, la fluxuri, procese, si alte nevoi ce pot fi adresate legat de documente. Daca alegeti o solutie doar de arhiva digitala, cand veti vrea sa o extindeti nu veti putea, si va trebui sa inlocuiti aplicatia.
Inainte de orice decizie, poti programa un call de 30 de min cu noi pentru a-ti intelege mai bine nevoile, si pentru a sti ce sa ceri de la furnizori.