Clasificarea Documentelor - Extragerea de Metadate pentru Eficiență Maximă
Gestionarea documentelor într-o organizație poate deveni complicată, mai ales când există volume mari de informații de urmărit corect. În domeniul construcțiilor, unde documentele sunt importante pentru succesul proiectului, un sistem digitalizat de clasificare a documentelor, cu extragerea automată a metadatelor, poate îmbunătăți semnificativ eficiența și fluxul de muncă.
Matricia Solutions a implementat un astfel de proces pentru o mare companie de construcții din România. Problema principală cu care se confrunta compania înainte de implementare era lipsa unei trasabilități clare între documentele de contract, comenzile de achiziție și facturile aferente fiecărui proiect. Fiecare șantier avea un set de documente proprii, iar procesul de legare a facturilor de proiecte devenise haotic, mai ales când se primeau facturi pentru activități de construcție deja finalizate.
“Soluția a fost simplă, dar extrem de eficientă. Matricia a creat un sistem digitalizat care a automatizat clasificarea documentelor și a integrat complet fluxul de informații. Prin extragerea automată a metadatelor din documente, inclusiv date precum numerele de contract sau termenele limită, toate documentele au fost corect clasificate și asociate cu proiectele specifice. În același timp, facturile erau conectate automat cu comenzile și activitățile din șantier, eliminând astfel erorile de procesare și economisind timp valoros.” - Andrei Negulescu, Strategic Digitalisation Officer
Această schimbare a avut un impact major asupra modului în care echipele gestionau documentele și urmau proiectele. Pe de-o parte, toată documentația a devenit mult mai ușor de accesat și gestionat, iar pe de altă parte, procesele de aprobare și urmărire a plăților s-au desfășurat mult mai rapid. Un alt avantaj major a fost faptul că echipele aveau o vizibilitate completă asupra fluxurilor financiare și puteau urmări orice discrepanță între documente și activitățile șantierului.
În doar câteva luni, sistemul digitalizat a contribuit la o reducere semnificativă a timpului petrecut pentru procesarea documentelor și la o îmbunătățire a trasabilității acestora, permițând echipelor să ia decizii mult mai informate și mai rapide. Acest lucru a avut un impact pozitiv asupra întregii companii, îmbunătățind eficiența operațională și minimizând riscurile financiare.
Implementarea unui sistem digitalizat de extragere de metadate nu este doar o soluție tehnologică avansată, ci și o modalitate prin care companiile pot transforma procesele administrative într-un adevărat avantaj competitiv.
Matricia Solutions poate ajuta orice organizație să adopte o astfel de soluție și să optimizeze gestionarea documentelor, economisind timp și resurse prețioase.