Emailul este unul dintre cele mai utilizate instrumente din companii. Este rapid, familiar și ușor de folosit. Dar atunci când devine principalul mod de gestionare a proceselor, apar probleme.
Pentru că emailul nu a fost construit pentru asta.
La cine e sarcina? Ca pe email nu stim.
Un proces de business are nevoie de pași clari, responsabilități definite și reguli. În email, aceste lucruri sunt greu de urmărit:
- discuțiile sunt fragmentate
- informațiile sunt distribuite în mai multe thread-uri
- nu există o imagine de ansamblu
Rezultatul? Lipsa de claritate. Timp pierdut.
Cum s-au luat deciziile?
Într-un proces gestionat pe email, este dificil să răspunzi la întrebări simple:
- cine a aprobat
- când a fost luată decizia
- care sunt următorii pași de urma
Chiar dacă informația există, este greu de reconstruit.
Cat de mult depinde reusita de un om?
Când procesele sunt gestionate prin email, ele depind de:
- cine trimite mesajul
- cine răspunde
- cine urmărește progresul
Dacă o persoană lipsește sau întârzie, întreg procesul se blochează.
Poti scala cu email?
Pe măsură ce compania crește, volumul de emailuri crește și el. Mai multe procese înseamnă:
- mai multe conversații
- mai multe follow-up-uri
- mai mult timp petrecut în inbox
La un anumit punct, acest mod de lucru devine imposibil de gestionat eficient.
De la conversații la procese
Emailul rămâne un instrument util pentru comunicare.
Dar procesele critice ale companiei trebuie să fie gestionate într-un sistem care oferă control și predictibilitate, ca Tasklight, unde tot ca pe mail discuti, doar ca ai claritate si gasesti ce cauti.