Trasabilitate completă și control eficient în construcții – Digitalizarea proceselor cu Matricia
Gestionarea proiectelor de construcție implică un volum mare de documente, contracte și facturi, distribuite pe șantiere multiple, fiecare cu specificul și ritmul său. Fără o viziune centralizată și trasabilitate clară, riscul de pierdere a informației, întârzieri sau erori administrative poate deveni semnificativ. Într-un astfel de context, o soluție digitalizată, capabilă să lege inteligent toate aceste componente, devine esențială pentru eficiența operațională.
Matricia a implementat o soluție integrată pentru o companie de construcții din România, care se confrunta cu provocări constante în gestionarea proiectelor și a documentelor aferente. Fiecare șantier era tratat ca un proiect individual, dar lipsea o trasabilitate reală între comenzile de execuție, documentația contractuală și procesul efectiv de construire. Situația se complica și mai mult în momentul în care începeau să sosească facturile – era dificil de identificat rapid ce lucrare fusese executată, de către cine, și în cadrul cărui buget.
Pentru a rezolva aceste probleme, Matricia a proiectat un sistem digital care a conectat gestionarea documentelor, a contractelor și a facturilor într-un flux unitar. Furnizorii au fost instruiți să includă coduri de proiect în toate facturile emise, ceea ce a permis descărcarea automată a acestora și arhivarea lor digitală. Astfel, fiecare factură a putut fi corelată imediat cu proiectul aferent, eliminând nevoia de căutări manuale și riscul de erori.
Un element esențial al soluției a fost componenta bazată pe inteligență artificială, care a permis extragerea automată a metadatelor din documente – numere de contract, termene limită, clauze relevante. Aceste date au fost indexate și corelate cu proiectele în derulare, oferind echipelor posibilitatea de a găsi rapid orice document și de a înțelege contextul complet al fiecărei lucrări.
Facturile au fost, la rândul lor, potrivite automat cu comenzile și proiectele înregistrate, ceea ce a adus un nivel ridicat de transparență și control. Astfel, s-a asigurat o trasabilitate completă a procesului financiar, de la contract la execuție și până la plată.
Impactul a fost major:
- Timp redus semnificativ pentru gestionarea facturilor și a documentelor;
- Trasabilitate clară între facturi, comenzi, contracte și proiecte;
- Decizii mai rapide și mai informate, bazate pe accesul instant la informații esențiale;
- Reducerea riscurilor financiare și administrative prin automatizare.
Această transformare digitală a permis companiei să treacă de la un model greoi, bazat pe documente fizice și procese fragmentate, la un sistem coerent și eficient. Prin utilizarea tehnologiei, a fost obținut un control mult mai bun asupra resurselor, iar echipele implicate în managementul proiectelor au câștigat vizibilitate și timp prețios.
Implementarea soluției demonstrează din nou potențialul pe care digitalizarea îl are în sectoare tradițional complexe, precum cel al construcțiilor. Matricia continuă să sprijine organizațiile care aleg să facă această tranziție strategică, pentru a le ajuta să funcționeze mai eficient, trasabil și predictibil.