Am vorbit mult despre beneficiile pe care le aduc sistemele de management al documentelor (DMS) si automizarea proceselor. Dar cum se traduc aceste beneficii în scenarii de afaceri concrete? Iată câteva exemple de procese de afaceri care pot fi transformate de tehnologia DMS si automatizare.
Recrutare si Onboarding
Daca v-ati luptat vreodata cu avalanșa de documente implicate în procesul de recrutare si onboarding, atunci veti aprecia cu siguranta posibilitatile pe care le ofera un DMS. Începând cu colectarea CV-urilor, până la înregistrarea documentelor legale necesare noilor angajati, un DMS poate ajuta la rationalizarea si simplificarea acestui proces complex. Studiile arată ca un sistem de management al documentelor poate reduce timpul mediu de recrutare cu până la 30%.
Procurement si Achizitii
Cumparaturile in companie sunt adesea un proces anevoios, plin de hartii si documente care trebuie semnate, aprobate si arhivate. Un DMS poate automiza intregul flux de lucru, de la generarea comenzii de cumparare pana la plata facturilor. Forbes ne arată ca automatizarea achizitiilor poate reduce costurile cu până la 45%.
Managementul Activelor
Păstrarea evidenței asupra activelor companiei este o sarcină complexă, care presupune gestionarea unei mari cantități de documente si date. Un DMS ajută la centralizarea tuturor documentelor legate de active intr-un singur loc, facilitand accesul la informatii si imbunatatind eficienta proceselor. Potrivit Gartner, companiile care folosesc un DMS pot reduce costurile de gestionare a activelor cu până la 30%.
Productie si Operatiuni
In mediul de productie, unde eficienta si precizia sunt cruciale, un DMS poate ajuta la minimizarea erorilor si la optimizarea operatiunilor. De la documentatia de productie pana la procedurile de calitate, toate acestea pot fi gestionate si urmarite eficient cu ajutorul unui DMS. Studiile arată că un sistem de management al documentelor poate reduce erorile de productie cu până la 20%.
Acestea sunt doar câteva exemple de procese de afaceri care pot fi îmbunătățite prin utilizarea unui sistem de management al documentelor si automatizare. Indiferent de dimensiunea sau industria afacerii tale, exista un mare potential de a va simplifica operatiunile si a creste eficienta cu ajutorul tehnologiei potrivite.