Gestionarea eficientă a declarațiilor de conformitate pentru produse
Cât de mult timp și resurse consumă compania ta pentru gestionarea declarațiilor de conformitate? Pentru multe companii din retail, acest proces poate fi complicat și consumator de timp, însă soluțiile moderne pot face o diferență semnificativă. Ce ai putea face pentru a pune în aplicare un proces mai eficient? Iată ce soluții am propus noi unei companii care se afla într-o astfel de situație!
📌 Nevoile de gestionare ale declarațiilor de conformitate
Fiecare comandă de la furnizori include un proces de recepție și declarații de conformitate pentru anumite produse. Aceste documente atestă calitatea produselor și conformitatea cu standardele impuse. După achiziție, mulți clienți solicită accesul la aceste declarații.
📌 Provocările anterioare
Înainte, angajații stocau aceste declarații fizic, organizându-le după fiecare livrare. Dacă un client cerea o declarație, căutarea și recuperarea acesteia putea dura până la o oră, necesitând implicarea unei echipe întregi.
📌Cum funcționează acum lucrurile?
O soluție digitală modernă a simplificat întregul proces, economisind timp și resurse:
- Indexare Automată
La fiecare livrare, declarațiile sunt scanate și indexate automat într-un sistem digital. Informațiile despre produse (cod EAN și coduri interne), furnizori și facturi sunt extrase automat și integrate în sistemul ERP folosit de companie. Documentele sunt etichetate automat cu anumite cuvinte-cheie pentru a putea fi găsite rapid.
- Recuperarea Documentelor
Când un client solicită o declarație de conformitate, tot ce trebuie făcut este introducerea codului EAN în portalul web. Sistemul recuperează și pune la dispoziție declarația de conformitate cea mai recentă, care poate fi descărcată și printată instantaneu.
- Rezultate imediate și beneficii pe termen lung
Prin digitalizarea procesului, timpul de căutare a fost redus de la o oră la mai puțin de 10 minute. Documentele sunt acum stocate electronic, accesibile oricând, fără riscuri de eroare sau necesitatea unui spațiu de arhivare fizică.
Dacă și compania ta întâmpină provocări similare, te invităm să ne contactezi pentru soluții personalizate. Împreună vom găsi un sistem eficient care să îmbunătățească fluxurile de lucru și să simplifice gestionarea documentelor!